本站原创一、电子文件的概念
在现代档案管理工作中只有正确理解电子文件的含义，以及电子文件与纸质文件的特性，才能做好档案管理工作。档案术语中将电子文件定义为：通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只有通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为：“通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。”国际档案理事会电子文件委员会交电子文件定义为：“电子文件是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件，并具有文件的一般定义。”美国联邦法规定将电子文件定义为：“电子文件包括数字的、图形的以及文本信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义。”二、电子文件的保管
第一，电子文件的存档载体选择与类型。电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择性能稳定、检索方便、显示还原容易的载体，同时要考虑保存期限。电子档案的存储载体有多种，如磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式的写入和读取信息；数据传输率高；存取速度快；存储费用低；易保存。因为有保护层的原因，信息读出为无接触式，不存在数据读出时可能发生的磨损问题，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件的归档载体。虽然它的标准还不够完美，但随着技术的发展，国家对光盘的相关标准将会陆续出台，所以，目前选择光盘归档电子文件归档成为首选。第二，做好电子文件的可读性。存储介质的赖以写入和读取信息的介质，它的性能、结构是决定光盘存储的最终用途。随着图文数字化的发展，光盘存档也势在必行。为了保证光盘信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的问题，降低光盘的风险，建立长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构，从光盘信息存储、保管到迁移，从技术层面到管理层面，无一不影响到光盘的可读性。所以建立存档光盘长期可读的保障机制必须要做好光盘的日常管理和有效性保证。
三、电子文件的利用
电子文件成为档案后，保管好电子档案的目的，是使电子文件能够处于可准确、完整、可靠提供利用的状态，起到查考的作用。电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同是更快捷、更方便。但这些必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的措施才能实现。第一，电子档案提供利用的方法对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝、通信传输和直接利用。
第二，电子档案的利用管理由于电子档案提供利用方式的多样化和所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
使用权限的审核。电子档案的利用涉及到的人员有：档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者等；由于他们各自工作性质和责任的不同，因而对其进行使用权限审核是非常必要的。审核应由利用系统的决策者执行。首先要根据各种人员级别、层次进行使用权认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中由系统自动判定当前使用者身份的合法性及期限所作用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。
拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则地散失。因而，必须采取有效的措施与方法，对其进行严格管理，应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登记信息进行自动管理，以便使电子档案管理人员能够及时了解提供拷贝利用的情况。
利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，而且同纸质档案相比，更加难以控制。因此，在电子档案的利用中，应特别注意以下几点：一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；二是依据电子档案内容的秘级层次，进行有效的管理。源于：免费论文www.808so.com
一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下执行；三是采用直接利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效地跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。总之，做好电子档案的保管与利用管理工作，就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，更好地为档案使用者服务。
（作者单位：冀东油田档案信息中心） WWw.808so.com 808论文查重